第一条 为进一步规范会议内容和程序,提高协会的办公质量和工作效率,建立健全决策机制,提升协会运营水平,根据协会《章程》规定,特制订本制度。
第二条 会议应注重质量,提高效率。会前应做好充分准备,做到充分沟通,心中有数;对议而不决的事项提出解决的原则与方法;各类会议力求精干、高效,工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义。严格会议纪律。会议主办部门应加强会议管理,做好会议安排。
第三条 凡本协会组织的会员大会、理事会、监事会、委员会、研讨会、专业会议、培训会议(以下简称会议)等,均适用本流程规范。
第四条 会员大会、理事会、监事会、委员会、研讨会等综合性会议由综合部负责,专业会议、培训会议等业务性会议由对口业务部门负责,其他部门配合。原则上“谁主办、谁负责”,特殊情况由协会主要负责人统一协调安排。
第五条 会议安排的原则
小会服从大会,局部服从整体。各类会议的优先顺序为:会员大会、理事会、监事会、委员会、专项会议、秘书处会议。
因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。
第六条 会议准备
一、会议通知遵照以下规定:
(一)属下列情况之一者,按“谁主办,谁通知”的原则进行会议通知:
1、临时提议的会议;
2、已列入协会工作日程,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明;
3、其它主办部门认为应另行通知的情况。
(三)会议通知一般应提前三个工作日以上通知与会人员和会务;
(四)会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知文件进行书面通知。
二、会议的其它准备工作遵照以下规定:
会议主办部门应提前准备好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决决议定草案、与会人应提交资料等);落实并布置会场,准备好会议所需的各种设施、用品等。
第七条 会议组织
一、会议组织遵照“谁主办,谁组织”的原则
二、会议须遵守以下规定:
(一)会议举办应不迟于会前30分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
(二)会议一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
(三)会议进行中,应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
(四)属讨论、决策性议题的会议,应引导会议作出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未决议事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
(五)会将会议决议事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
(六)安排专人做好会议纪录,不需安排专人的可以直接由会议主办责任人做会议记录。
四、会议记录。
协会各类会议记录确定专人负责记录或会议主办责任人直接纪录。会议记录应遵守以下规定:
(一)做好会议考勤记录,根据需要整理会议纪要;
(二)会议记录应采用实录(录音),确保记录的原始性;
(三)对会议已决议事项,应在会议记录中括号注明“决议”字样;
(四)会议记录、会议纪要应在会后呈报协会主要负责人审核签发;
(五)做好会议记录的日常归档、保管工作,及时将经会议主办责任人核准的《会议签到表》归档。
五、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档:
(一)会议纪要的发放或传阅范围由会议协会主要负责人确定,并由会员部存档备查;
(二)各部门的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,同时将一份副本送会员部统一归档备查;
(三)会议记录为协会的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照协会文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第八条 会议跟进
一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的,按照部门职责分工由主办部门跟进落实,协会主要负责人另有指定的,从协会主要负责人指定;
二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准;
三、按照“谁主办、谁负责”的原则,会议主办责任人定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况,并将督办和催办情况报告协会主要负责人;
四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
第九条 本规范由自发布之日起试行。